Et av de viktigste ansvarene som en liten bedrift har er å betale sine ansatte nøyaktig og i tide.
I det siste var det å utføre lønningsliste en grundig prosess som krevde HR -staben å spore ansattes timelister, beregne overtidstimer eller konvertere minutter til timer.
Verdifull tid og ressurser ble brukt for å sikre at lover ble fulgt og arbeidere ble betalt riktig.
Selv om noen fortsetter å bruke tradisjonelle metoder for å spore timer og gjennomføre lønn, har andre tatt en mer moderne tilnærming.
Tidsoppmøte -systemer lar arbeidere legge inn og administrere sine egne timer og fjerne belastningen av arbeidsgiveren.
Ved å effektivisere oppmøteprosessen har virksomheter spart penger, økt produktivitet og forbedret overholdelse av arbeidslovene.
Her er alt å vite om ansattes tidsklokker og hvordan organisasjoner kan bruke dem til fordel.
Hva er en ansattes tidsklokke?
Et ansattes klokkesystem er etenhetDet registrerer start- og sluttidene for ansatte på timene på arbeidsplassen. Avhengig av hvilken type tidssporingsprogramvare, kan arbeidere slå inn gjennom en tidsklokke -app eller på en konsoll på arbeidsplassen.
Punch - i data blir automatisk integrert med et lønnsprogramvaresystem som brukes av HR -staben til å betale ansatte i timevis. Hensikten med Time Clock -programvaren er å elektronisk spore og dokumentere oppmøte for å opprettholde lønnsnøyaktighet.
Det er fem forskjellige typer tidsklokker, inkludert -
1. Punch -kortklokker
Ansatte setter inn et papirkort i en maskin ved ankomst og forlater arbeidet. Maskinen stempler dato og klokkeslett på kortet for å indikere en start- og sluttid.
På grunn av deres enkelhet implementeres disse klokkene hyppigst av små bedrifter som ikke ansetter eksterne arbeidere.
2.Digital klokke
Med en digital tidsklokke, i stedet for å injisere et stansekort, sveiper arbeiderne et kort med en magnetisk stripe gjennom en maskin. Maskinen sporer automatisk punch - i dato og klokkeslett for senere bruk av lønnspersonalet.
En elektronisk pekeplate er en annen type digital klokke som ikke krever at ansatte holder på et kort. I stedet legger arbeidere en personlig kode i en maskin som automatisk lagrer stansen - i data.
3. Tidsstasjonsprogramvare
Tidsstasjonsprogramvare lar arbeidere klokke inn og ut gjennom en datamaskin. Ansatte bruker en spesifikk datamaskin for alle punch - ins.
Eller bedrifter kan integrere programvaren med en personlig datamaskin for å la ansatte komme inn på tiden på deres individuelle arbeidsstasjoner.
En fordel med programvare for tidsstasjon er at Time Data kan integreres med et lønnsprogramvaresystem, noe som gjør det lettere å gjennomføre lønn senere.
4. Fingeravtrykksklokker
Biometriske tidsklokker identifiserer en person gjennom individuelle menneskelige egenskaper som et fingeravtrykk.
Ansatte satte fingeren på en skanner som identifiserer personen ved å matche fingertuppen til et før - lagret bilde i en database. Hvis det er en nøyaktig kamp, gjør Time Clock Machine en merkbar takk lyd.
Biometrisk fingeravtrykkstidsklokker forhindrer kompis stansing eller svindel fordi et fingeravtrykk er umulig å duplisere.
En annen fordel er at ansatte ikke lenger trenger å bekymre seg for å huske en kode eller tilfeldigvis glemme stansekortet deres hjemme. Det er vanskelig å glemme en del av kroppen!
5. Håndstanseklokker
En håndstanseklokke er en annen form for et biometrisk autentiseringssystem. I stedet for et fingeravtrykk, bruker disse klokkene håndflaten til å autentisere arbeiderens identitet.
En skanner samsvarer med en del av håndflaten til et før - lagret databasebilde for å bekrefte arbeideren. I likhet med fingeravtrykksklokker, er denne typen enheter også nyttige med å forhindre kompis og svindel.
Hvorfor er tidsklokker viktige?
Arbeidere som bruker entidtakende enhetHa en nøyaktig fremstilling av når dagen deres starter og avslutter.
Arbeidsgivere vil vite nøyaktig når et teammedlem skal komme til lunsj eller en pause, og når han/hun skal komme tilbake. Dette sikrer at teammedlemmer ikke blir bedt om å jobbe mer enn de skal.
Et effektivt tidsprogramvaresystem sikrer også at alle jobber når de skal være. Ledere kan bruke Punch - i data som bevis for å konfrontere de som er gjennomgående sent eller tar altfor lange lunsjer. Dette vil bidra til å maksimere produktivitets- og effektivitetsnivået over tid.
Clock - i data er automatisk integrert med et programvaresystem som gjør det mye enklere for HR -kontorist å gjennomføre lønn. Lønnsintegrasjon gjør det lettere å overholde arbeidslovene fordi det er data for å bevise at ansatte jobber riktig antall timer og blir betalt deretter.
Hvordan er tidsklokker gunstige?
Tidsklokker gir flere fordeler for bedrifter, inkludert -
1. Sparer tid og penger
Samler automatisk data og utfører beregninger - fordi Punch - I data blir automatisk samlet og beregnet, bruker HR -staben mindre tid på å bekrefte timer og sortere gjennom timelister.
Gir mindre rom for menneskelig feil - manuelt konvertering av minutter til timer og estimering av overtid er en grundig prosess som er lett å beregne feil.
Unøyaktige beregninger koster virksomheter opptil 7% av de samlede lønnskostnadene. Dette resulterer også i mer arbeid for å endre feilen i en senere lønnsslipp.
Tidsklokkeprogramvare eliminerer muligheter for menneskelig feil og sparer penger ved å utføre alle nødvendige beregninger automatisk.
Minimerer svindel
Ansatte kan ikke lenger be en venn om å klokke inn for dem når de bruker en tidsklokkeenhet. Noe tidtakingsprogramvare integreres med GPS for å sikre at arbeidere er der de trenger å være når de stanser inn.
Dette vil også spare penger ved å sikre at bedrifter betaler nøyaktig hva de skylder til den rette personen.
Gjør det lettere å spore arbeidskraftskostnader
Bedrifter kan se hvilke ansatte som jobber størst antall timer og hvilke arbeidsområder som er de dyreste.
Time Clock -programvare viser også hvem som bruker mest overtid for å fullføre arbeidet og hvordan disse kostnadene akkumuleres og sammenligner med bransjestandarder.
Bedrifter kan ta mer informerte beslutninger om de skal ansette flere arbeidere eller konfrontere en ansatt som er mindre produktiv enn han/hun burde være.
2. Øker produktiviteten og ansattes engasjement
Tidsklokker forbedrer også produktivitets- og effektivitetsnivåene mens de maksimerer ansattes moral. Det er flere grunner til dette, for eksempel -
Arbeidsgivere har øyeblikkelig tilgang til lønnsdata - tidtakende enheter gir bedrifter øyeblikkelig tilgang til data og rapporter som viser gjentatt forsinkelse eller overdreven fravær.
Ved å holde seg informert, er det lettere å løse oppmøteproblemer og øke produktiviteten.
Ledere kan forhindre fravær
Fraværet forårsaker konstante avbrudd i strømmen av dag - til - dagoperasjoner. Tidsklokker gjør det lettere for arbeidsgivere å spore arbeidere som har en tendens til å ringe regelmessig. Arbeidsgivere kan samarbeide med disse personene for å forhindre og minimere fremtidig fravær.
Tidsklokker er med på å forbedre selskapskulturen
Når det er en fluk av ansatte som avslutter arbeidet, er det en antakelse om at ledelsen er slapp. Personalet vil ta jobben mindre alvorlig og ikke bekymre seg for å ringe inn syke.
Tidsklokker gjør det lettere å løse oppmøteproblemer og redusere fraværet, og bidrar til å forbedre moralen. Dette vil redusere oppmøteproblemer mens du forbedrer produktivitetsnivået.
Hva er regler for tidsklokke?
DeFair Labour Standards Act(FLSA) autoriserer et sett med regler for ansattes timer, overtid og lønn. Her er de viktige forskriftene og reglene for å følge -
1. Sporingstid
FLSA lar arbeidsgivere spore tid på en måte de ønsker så lenge poster er nøyaktige. Alternativene inkluderer -
Biometrisk klokke -Enhver metode som bruker en biometrisk skanner for å spore stansen - i data fra hver arbeider
Nærhetsklokke -Et system som bruker forskjellige metoder som stansekort eller ID -merker for å administrere ansattes tid
PC Clocking -Ansatte kan bruke programvare for å registrere tiden sin på en personlig datamaskin
Sms klokke -Dette gir en måte å klokke inn gjennom tekstmeldinger
2. Avrunding
FLSA lar arbeidsgivere runde antall ansatte minutter i stedet for å registrere det nøyaktige antallet minutters arbeid.
Bedrifter kan måle tid i 10 minutters trinn og deretter runde opp eller ned avhengig av hvor nært antallet er til det sporet økningen.
For eksempel, hvis en person jobbet 7 timer og 58 minutter, ville 58 runde opp til 60. Dette betyr at den ansatte har jobbet totalt 8 timer.
3. 7-minutters forskrift
De fleste virksomheter sporer tid med 10 til 15-minutters intervaller. I trinn på 15 minutter er 7 minutter avskjæringen for å runde ned. I 8 eller flere minutter ville arbeidsgiveren avrunde.
For eksempel, hvis du jobber 4 timer og 6 minutter, kan arbeidsgiveren runde ned til 4 timers arbeid. Hvis du jobber 4 timer og 12 minutter, kan arbeidsgiveren runde opp til 4 timer og 15 minutter jobbet.
Hvorfor er ansattes tidsklokker viktige?
Å implementere effektive tidtakeregler er avgjørende foroverholdemed statlige og føderale lover og forskrifter. Å bruke en tidsklokke vil minimere sjansen for å bryte en av disse reglene.
Non - unntatt ansatte er de som jobber med en timeplan. Bedrifter er pålagt å spore timene og pauser og kompensere dem for alle arbeidstimer.
Fordi ikke -fritatte ansatte jobber en rekke timer, hjelper det å bruke en tidtakende enhet til å administrere tiden sin nøyaktig.
Sjekk om staten har vedtatt prediktive planleggingslover som krever at bedrifter gir avansert varsel om endringer i tidsplaner til ikke - fritatte ansatte.
Det er også viktig å sikre at et godt tidtakingssystem er på plass, da tidsplanendringer kan gjøre det mer utfordrende å spore tid manuelt.
Non - unntatte ansatte har rett til å betale i visse stater hvis de er på - samtale. Å være på - samtale betyr at en ansatt er tilgjengelig for arbeid og venter på at arbeidsgiveren skal kontakte ham/henne å komme inn.
I visse stater blir disse på - samtalearbeidere kompensert selv om de ikke blir kalt til arbeid. Det kan være vanskelig for HR -staben å spore tiden på - Ring ansatte som faktisk ikke er på arbeidsplassen.
Implementering av et tidsklokkesystem hjelper til med å overholde ethvert statlig forskrifter fordi på - ringarbeidere bare kan administrere sin egen tid gjennom mobiltelefonen eller datamaskinen.
FLSA -regler dikterer at ikke -unntatte arbeidere har rett til overtidsbetaling som tilsvarer eller mer enn 1 og ganger deres normale lønn hvis de jobber mer enn 40 timer per uke.
Bedrifter er ansvarlige for å sikre at ikke -fritatte ansatte som jobber overtid betales nøyaktig. Å bruke en tidsklokke for å administrere overtidstimer vil ta presset fra HR -staben og forhindre brudd på arbeidslovene.
Hvordan administrere ansattes tid og oppmøte
Her er den beste fremgangsmåten for å styre ansattes tid og oppmøte på arbeidsplassen -
1.
Bestem hvilke fraværsproblemer som eksisterer, hvorfor de eksisterer, og de beste løsningene for å løse eventuelle gjentatte problemer.
Gjennomføre en helhetlig tilnærming som undersøker historisk punch - i data, spesifikke problemområder og avdelingene som har de høyeste nivåene av fravær.
2. Strategiser for å redusere fraværet
Når den viktigste årsaken til fravær er undersøkt og analysert, må du innføre strategier for å bekjempe problemet. Her er beste praksis -
Ta disiplinære tiltak- instruere HR -avdelingen om å overvåke fravær og vedta disiplinære tiltak der det er nødvendig.
Krev verifisering av sykdom- Etter 2 dager, krever at arbeidere viser en legeseddel for å bekrefte sykdom. Dette vil forhindre at ansatte ringer ut syke med mindre det er medisinsk - godkjent grunn til det.
Bruk betalt tidAv banker- Betalt tid utenfor banker gir arbeidere en tildelt mengde dager for sykdom, ferie eller andre formål. Ved å bruke en betalt tidsavbrudd lar de ansatte bruke sitt skjønn for å få tid - av forespørsler.
Belønne kompatible ansatte- Implementere en syk - Legg igjen insentivpolitikk der kontantbonuser blir gitt til de som har minimal fravær. Dette vil øke produktivitetsnivåene mens de skaper en bedriftskultur som oppfordrer arbeidere til å følge reglene.
Innlemme et velværeprogram- fordi det er en kobling mellom sykdom og fravær, kan implementering av et velværeprogram være en gunstig idé. Hvis det er økonomisk mulig, kan du tilby et gymmedlemskap eller gi en liste over ressurser til arbeidere som oppmuntrer til sunn livsstil.
Hvorfor en ansattes oppmøte -tracker betyr noe
En effektiv ansattes tidsklokke og deltakelsesprogramvare kan effektivisere arbeid, spare penger og fremme selskapets suksess. Her erviktige grunnerHvorfor en fremmøte tracker materie -
Beviser muligheten til å løse oppmøteproblemer
Det er viktig å sørge for at eventuelle retningslinjer knyttet til brytningstid eller sykedager ikke blir misbrukt.
Å ha et effektivt tidtakingssystem vil hjelpe ledelsen med å adressere eventuelle vedvarende bekymringer med de aktuelle menneskene.
Lar arbeidsgivere imøtekomme eksterne arbeidere
Å bruke en ansattes tidssporingsenhet administrerer eksterne arbeidstakers tid og håndhever ansvarlighet uten å være altfor restriktiv.
Bedrifter som ønsker å spare penger ved å ansette eksterne arbeidere, kan være trygg på at produktiviteten ikke vil bli berørt.
Sikrer lønnsnøyaktighet
Et fremmøtehåndteringssystem er spesielt nyttig for å opprettholde lønnsnøyaktighet. Det forhindrer ved et uhell betaling eller underbetalende ikke - fritatte timeansatte fordi timer beregnes nøyaktig som de er lagt inn.
Fremmer innsamling av ekte - Tidsproduktivitetsdata
Bruke en pålitelig metode for å samle ekte - Tidsoppmøteinformasjon viser hvem som er produktiv og hvem som ikke er det.
Et nøyaktig syn på produktivitetsnivåer gjør det lettere å ansette og planlegge i henhold til behovene til hver avdeling.
Over tid kan dette spare penger fordi bedrifter vil ansette og planlegge basert på pålitelige produktivitetsdata i stedet for instinkt alene.
Strømlinjeformer HR -lønnsoppgaver
Tidtakende enheter lar arbeideren spore sin egen tid i stedet for å stole på en eller to lønnskontorer for å administrere hele oppgaven.
Gir bevis i tilfelle søksmål
Tidsenheter samler inn nøyaktig klokke - i data som viser seg nyttige i tilfelle et søksmål eller revisjon fra skattemyndighetene.
Denne informasjonen kan brukes som bevis i tilfelle en tidligere ansatt prøver å saksøke for tapt lønn, eller hvis staten hevder at det ikke er - overholdelse av FLSA -forskriftene.
Konklusjon
Her er de viktigste takeawayene for å huske tidsstyringssystemer.
Velg riktig tidsstyringssystem- Bestem hvilken enhet som er optimal for selskapets behov. Alternativene inkluderer Punch Card Clock, Digital Clock, Time Station -programvare, fingeravtrykksklokke eller en håndstanseklokke.
Husk årsakene til å bruke tidsklokker- Tidsklokker gir en nøyaktig representasjon av arbeidstimer mens du nøyaktig administrerer lønnsinformasjon for HR -staben.
Undersøk fordelene- Tidsstyringssystemer sparer tid, penger, øker produktiviteten og øker moralen på arbeidsplassen.
Kjenne og følg FLSA -reglene- forskning FLSA -regler sammen med statlige forskrifter for å sikre at alle lover blir fulgt.
Strategiser for å forhindre fravær- implementere retningslinjer som oppmuntrer til oppmøte. Vedta for eksempel disiplinære tiltak for gjentatte lovbrytere, innlemme et velværeprogram eller kreve verifisering av sykdom.
Vet hvorfor bruk av et tidtakingssystem betyr noe- blant andre fordeler, et tidsstyringssystem øker lønnsnøyaktigheten, forbedrer produktiviteten, gir tilbake - opp klokke - i data og strømlinjeiserer HR -arbeid.
